Scandic Trans - Dataskyddsbeskrivning

 

Kunderna, personalen och samarbetspartners har alltid varit en viktig del av vår verksamhet. För att kunna erbjuda dig den bästa upplevelsen måste vi behandla en del personuppgifter, vi vet att detta medför ett stort ansvar. Scandic Trans tar skyddet av era personuppgifter på allvar och vi vill göra det som krävs för att bevara ert förtroende angående behandling av personuppgifter. Denna dataskyddspolicy beskriver de riktlinjer och principer Scandic Trans använder sig av för att kunna garantera säkerhet av personuppgifterna. Förutom principerna beskriver denna dataskyddspolicy även dina rättigheter som registrerad. EU:s dataskyddsförordning understryker individernas rättigheter gällande skötseln av personuppgifter. Två centrala syften i dataskyddsförordningen är att stärka varje individs rättigheter och att varje individ ska få mera kontroll över sina personuppgifter. Förordningen kräver även att alla företag, organisationer och föreningar ska göra det mera synligt hur och vilka personuppgifter som behandlas. Därför har vi gjort denna dataskyddspolicy, så att du lätt ska få veta hur behandlingen av personuppgifter sker på Scandic Trans.

 

Inledning

Följande text beskriver Scandic Trans riktlinjer om insamling, användning, lagring, överföring och radering av personuppgifter. Denna dataskyddspolicy uppdateras vid behov. Förutom denna dataskyddspolicy hittas ytterligare information om personuppgiftsbehandling i våra registerbeskrivningar.
I denna text menas ”du/er” som antingen kund, potentiell kund, anställd, sammarbetspartner eller annan individ som kan kopplas till oss. "Vi/oss" menas som Scandic Trans. För att undvika missförstånd menas personuppgifter all information som kan knytas till en individ och med "registrerad" menas en individ som Scandic Trans har personuppgifter om.

 

Personuppgifter som Scandic Trans har till förfogande

Personuppgifter som Scandic Trans har till förfogande erhålls från dig direkt, exempelvis genom arbetsansökan, offerter eller då vi ingår avtal. Ibland kan personuppgifter samlas in från en tredje part som exempelvis företags- och organisationsdatasystemet (www.YTJ.fi). Detta är för att kunna kontrollera riktigheten av vissa uppgifter.


Scandic Trans besitter personuppgifter om följande grupper
− kunder (tidigare, nuvarande och potentiella)
− personal (tidigare, nuvarande och potentiella)
− sammarbetspartner (tidigare, nuvarande och potentiella)


Personuppgifterna som Scandic Trans besitter kan delas in i följande kategorier
− Identifieringsuppgifter (ex. För-och efternamn, personsignum, födelsedatum)
− Kontaktuppgifter(ex. Adress, E-post adress, telefonnummer, postanstalt, postnummer, land, kommun)
− Personuppgifter som lagen kräver( ex Skatte- och löneuppgifter, kontonummer, intyg)
− Uppgifter relaterade till verksamheten (ex. uppgifter om transporter eller reklamationer)
− Övriga uppgifter (ex. Betjäningsspråk, utbildning, arbetserfarenhet, kompetenser)
Observera att olika personuppgiftsgrupper har olika personuppgifter. Det betyder alltså att behandlingen och personuppgifterna Scandic Trans har om dig varierar beroende på om du är kund, personal på Scandic Trans eller samarbetspartner.

 

Varför använder Scandic Trans dina personuppgifter och på vilken rättslig grund?

För att kunna erbjuda god kundservice och gott samarbete behövs personuppgifter. Scandic Trans behandlar dina personuppgifter för att utföra rättsliga plikter, fullgöra avtal, ge dig den bästa möjliga servicen eller utveckla och bedriva verksamheten.


Upprätthållande av avtal

För att kunna upprätthålla avtal med kunder, anställda och sammarbetspartner behöver Scandic Trans behandla, dokumentera och förvara vissa personuppgifter så att avtalen kan hålla för den tid som det behövs. Exempel på behandlingar med denna grund:
− Skapandet och upprätthållande av arbetsförhållanden. Också för att kunna ge arbetsintyg
− Sammarbete mellan Scandic Trans och leverantörer
− Offerter


Utförande av rättsliga plikter
En rättslig plikt är någonting som Scandic Trans behöver göra för att följa EU- och Finsk lagstiftning. Exempel på lagstadgade skyldigheter Scandic Trans har som kräver behandling av personuppgifter är:
− Betalning av skatter
− Bokföringslagen
− Protokollföring vid möten
− Rapportering till myndigheter


Berättigat intresse
Med berättigat intresse menas att Scandic Trans intresse väger tyngre än individens intresse för skydd av sina personuppgifter. Om du motsätter dig en sådan behandling måste Scandic Trans bevisa att behandlingen är av berättigat intresse annars måste behandlingen upphöra. Exempel på behandlingar med berättigat intresse:
− Utförande av analyser och marknadsföring för att utveckla sin verksamhet
− Kameraövervakningen, eftersom den förebygger faror och brott


Samtycke
Om ingen annan grund finns, baserar sig personuppgiftsbehandlingen på ett samtycke av dig. Om du har lämnat samtycke för en behandling går det alltid och när som helst att tillbakadra samtycket vilket leder till att behandlingen upphör. Observera att endast behandling som baserar sig på samtycket kommer att upphöra, INTE behandlingar som baserar sig på avtal, rättslig plikt eller berättigat intresse. Om Scandic Trans ber dig lämna samtycke om en personuppgiftsbehandling medföljer information om varför och hur behandlingen sker.

 

Med vem delar Scandic Trans personuppgifterna?

Scandic Trans kan visa en del av personuppgifterna med andra beroende på situationen för att kunna bedriva verksamheten. Exempel på andra som Scandic Trans delar personuppgifter med:
− Sammarbetspartners (chaufförer), då det gäller transportering och utförande av tjänster
− myndigheter (Folkpensionsanstalten, skattemyndigheter)
− bokförare
− företagshälsovård
− försäkringsbolag
− externa företag som ordnar skolningar för specifika kompetenser som krävs för att köra lastbil
Scandic Trans lämnar inte ut personuppgifter utanför EU eller EES.

 

Dina rättigheter

Följande rättigheter har du som registrerad:

 

A)  Rätt till tydlig och klar information. Du har rätt att få veta hur och varför vi behandlar dina personuppgifter, därför har vi publicerat denna dataskyddsbeskrivning.

 

B) Rätt till information. Du har rätt att på begäran få veta vilka personuppgifter Scandic Trans behandlar om dig. Detta ska ske inom 30 dagar från begäran. Uppgifterna du får veta vid begäran är åtminstone:
- ändamålen med behandlingen
- kategorier av personuppgifter
- om personuppgifterna lämnas ut till annan part och speciellt om det är utanför EU eller EES
- hur länge personuppgifterna behandlas och lagras
- varifrån vi erhållit personuppgifterna

 

C) Rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter. Rättelsen ska ske utan onödigt dröjsmål.

 

D) Rätt att begära att ens personuppgifter raderas. Radering kan endast ske om någon av dessa grunder stämmer:
- Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål de samlades in för
- Behandlingen baserar sig endast på ditt samtycke och du tillbakadrar det
- Du invänder dig mot behandlingen och det finns inget berättigat skäl för fortsatt behandling
- Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter detta
- Behandlingen är olaglig
- Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
OBS! Dina personuppgifter kan INTE raderas om personuppgifterna behövs för att utföra rättsliga plikter eller följa annan lagstiftning.

 

E) Rätt att begära begränsning av behandlingen. Ett exempel på när du kan använda dig av denna rättighet är om du har begärt rättelse av personuppgifter och vi behöver kontrollera de nya personuppgifterna eller om du väntar på förklaring på vårt berättigat intresse.

 

F) Rätt till dataportabilitet. Detta betyder att på begäran kan du få dina personuppgifter som Scandic Trans behandlar i ett maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt och säkert ska du få överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller personuppgiftsbehandlingar som baserar sig på samtycke eller avtal och gäller endast personuppgifter i tekniskt format.

 

G) Rätt att göra invändningar om behandlingen baserar sig på berättigat intresse. Om du gör en invändning måste Scandic Trans bevisa att behandlingen verkligen är tyngre än ditt intresse. Om du invänder mot direkt marknadsföring, upphör behandlingen genast.
Observera att rättigheterna kan variera i olika situationer.

 

Förvaring och skydd

Scandic Trans genomför konsekvensbedömningar regelbundet för att lättare upptäcka möjliga hot och för att kontinuerligt utveckla skyddet av dina personuppgifter. Scandic Trans skyddar dina personuppgifter genom att ha begränsad tillgång till personuppgifterna, detta betyder att endast personal som behöver behandla personuppgifterna för att utföra sina arbetssysslor har personuppgifterna till förfogande. Personuppgifterna förvaras i låst utrymme eller bakom lösenord samt med andra tekniska skydd. Anställda på Scandic Trans arbetar under arbetsplikt. Tystnadsplikten fortskrider även efter att arbetsförhållandet upphör.
Scandic Trans lagrar dina personuppgifter så länge det behövs. Detta kan vara på bas av lagar, standarder eller egna principer.
Kontakta Scandic Trans eller dataombudsmannen
Om du har frågor angående dina rättigheter eller dataskyddsbeskrivningen kan du kontakta Scandic Trans. Du kan använda dig av formuläret nedan. Ett annat alternativ är att du kontaktar Scandic Trans genom e-post adressen mikael.lofqvist@scandictrans.fi eller skicka brev till adressen


Oy Scandic Trans Ab
Lagervägen 14
FI – 65 610 Korsholm

 

Du kan även inlämna klagomål eller kontakta Finlands dataombudsman om du anser Scandic Trans inte följer anvisningarna enligt GDPR. Kontaktuppgifterna till dataombudsmannen hittas på webbsidan www.tietosuoja.fi/sv.